Waarom het ieder jaar weer niet lukt – lessen uit de food

Veel organisaties worden elk jaar weer verrast door tegenvallers, die telkens uit een andere hoek lijken te komen. Zo is de reden het ene jaar het afschrijven van hoge voorraden door een slechte planning en het jaar daarna weer het omvallen van een leverancier. Door de toenemende druk op de marges in de foodsector is er niet veel ruimte om deze verrassingen op te vangen. Wij denken dat veel van deze tegenvallers helemaal niet zo onvoorspelbaar zijn als de verantwoordelijke managers beweren.

De verrassingen ontstaan op het moment dat een bepaald risico onvoldoende onder controle is gebracht. Het omvallen van een cruciale leverancier kan je niet altijd zien aankomen, maar een back-up bij een tweede leverancier had al in gang gezet kunnen zijn. Hoe beter een organisatie haar risico’s kent hoe beter zij maatregelen kan nemen om de risico’s af te dekken. Hoe kleiner de kans op verrassingen.

Begin bij de risico’s die de grootste impact hebben. Dit kan je arbitrair bepalen, maar een goed objectief vertrekpunt is de Verlies- en Winstrekening (P&L). Begin bij de grootste posten. In het geval van Food bedrijven zijn dit inkoop van grondstoffen (60 – 80%) en de productie en logistiek (ca. 20-30%). Door hier de risico’s met betrekking tot de buitenwereld en de interne organisatie aan toe te voegen ontstaat een compleet beeld. Waarna per risico een afweging gemaakt moet worden wat nodig is om het risico tot een acceptabel niveau terug te brengen.

Naast de beschreven risico’s zijn de organisaties zelf ook debet aan het ontstaan van verrassingen. Complexe processen en recepturen, onvoldoende competenties bij middle management en starre organisatiestructueren en productieapparaat dat niet past bij de toenemende vraag naar flexibiliteit.

Op basis van onze ervaring vijf tips.

1. Bouw een team van proactieve leiders op middel management niveau, die in staat zijn vanuit risicobeheersing te werken
2. Implementeer gedisciplineerd de gekozen strategie door heldere verantwoordelijkheden en KPI’s
3. Segmenteer klanten, processen en planning en creëer daarmee focus voor de hele organisatie
4. Verbeter de responsiviteit door reductie van de complexiteit in assortiment en processen
5. Ontwikkel producten vanuit een klant perspectief en breng ze naar de markt door de supply chain discipline