Succesvolle ERP-implementaties beginnen bij het proces

Het implementeren van een nieuw ERP-pakket is in de afgelopen tientallen jaren voor veel bedrijven in een nachtmerrie geëindigd.  De verwachting was dat het nieuwe pakket zou resulteren in meer efficiëntie en minder kosten. Met veel enthousiasme werd het project dan ook gestart en al snel was een keuze gemaakt voor een pakket, maar daarna begon de uitdaging pas echt.

De implementatieconsultant wil namelijk weten wat hij precies moet inrichten in het systeem en dat moet de business hem vertellen. Vaak resulteert dit in een lang proces waarin de business wil dat het systeem dusdanig wordt ingericht dat het precies doet wat het ‘oude’ systeem nu ook doet en na elke test van het systeem wordt wel weer iets verzonnen wat toch net iets anders moet. Dit resulteert in implementaties die tussen de half en anderhalf jaar langer duren dan verwacht en in een systeem dat niet veel heeft geoptimaliseerd…

Een ERP-project dat start bij het proces zal wel tot de gewenste resultaten leiden. Door een aanpak te kiezen waarbij eerst een blueprint wordt gemaakt van de optimale en gewenste processen, die door het systeem moeten kunnen worden ondersteunt, kan vervolgens op basis van deze blueprint een keus voor een systeem worden gemaakt dat echt het bedrijfsproces ondersteunt. Binnen de business moet worden afgesproken dat de blueprint beschrijft hoe het systeem zal werken, zodat na de testfase alleen aanpassingen worden gemaakt die onontkoombaar zijn. Een ERP-implementatie kan op die manier in minder dan de helft van de tijd worden gefinaliseerd met ook nog eens efficiëntere processen.

Beaufort Business Partners ondersteunt op dit moment een van haar klanten bij een ERP-implementatie op basis van deze aanpak. Naast het projectleiderschap zijn wij verantwoordelijkheid om samen met de business de to-be processen te definiëren. Ook de implementatieconsultant, in dit geval Infor, is gecharmeerd van deze aanpak. Hun businessmodel is gebaseerd op het verkopen en implementeren van software, niet op het bepalen van optimale processen. En niet alleen wij zijn een voorstander van deze aanpak. Vorige week verscheen er een artikel op Logistiek.nl waarin eenzelfde aanpak wordt voorgesteld voor het selecteren van een softwarepakket voor transportmanagement.