Risico’s zijn belangrijke factor bij bepalen optimale voorraad

Het verlagen van de voorraden is vorig jaar een hot topic geweest binnen vele bedrijven. Door de crisis moesten kosten zo veel mogelijk worden bespaard en het werkkapitaal verlaagd. Op dat soort momenten wordt het verlagen van de kosten vaak belangrijker gevonden dan de risico’s die gepaard gaan met lage voorraden, wat in een slecht scenario een enorme kostenpost kan opleveren.

En dat slechte scenario werd vorige week voor een aantal bedrijven werkelijkheid: door de aswolk konden bepaalde componenten niet worden geleverd waardoor de klantorders niet meer de deur uit konden. Op Logistiek.nl stond vorige week een sprekend voorbeeld in een artikel van Walther Ploos van Amstel waarin een producent van airconditioning in grote problemen is gekomen door de aswolk.

Bij het vaststellen van de optimale voorraad van een bedrijf moet een afweging worden gemaakt tussen ruimte, rente en risico. Met welke risico’s moet een bedrijf nu typisch rekening houden bij het bepalen van de optimale voorraad:

-Incourantie

Hoe meer voorraad een bedrijf aanlegt van een artikel, hoe groter de kans wordt dat het artikel uiteindelijk incourant wordt en vernietigd moet worden. Grote voorraden worden vaak aangelegd indien teveel gefocust wordt op de inkoopkosten van een artikel. Hoe meer wordt afgenomen, hoe lager de prijs per stuk wordt en dan wordt het risico op incourantie snel vergeten. De inkoper wordt immers toch alleen afgerekend op zijn inkoopkosten…….

Indien besloten wordt tot het nemen van dit risico door een bedrijf, wordt echter vaak vergeten om ook de nodige voorzieningen te treffen voor het afschrijven van de incourante voorraad. Incorante voorraaden stapelen zich dan op en resulteren jarenlang in onnodige ruimte en rente kosten.

-Out-of-stock

Hoe lager de voorraden worden des te lastiger het wordt om te reageren op vraag die niet matcht met de forecast. Service levels naar de klanten kunnen niet gehaald worden wat tot ontevreden klanten leidt. Met name bij bedrijven waarbij de voorspelbaarheid van de producten laag is, is de kans op out-of-stocks groot. Zorg dat u altijd in kaart heeft welke klanten wel en niet moeten worden beleverd in het geval van een naderende out-of-stock. De kosten zijn te beperken als alleen de kleine klanten last ondervinden

-Leverancier onderpresteert

Indien met Just-in-Time concepten wordt gewerkt, kan een overschrijding van de levertijd van een leverancier direct tot problemen leiden in de uitleverperformace of tot een stilstand in productie. Dit betekent meestal behoorlijke extra kostenposten. Voor cruciale materialen die tot deze scenario’s kunnen leiden, zal een bedrijf altijd voor een tweede leverancier moeten zorgen die in het geval van problemen de orders snel kan overnemen. Met name voor leveranciers buiten Europa met lange levertijden, kan het veel opleveren om een alternatieve leverancier dicht bij huis te hebben in geval van nood.

-Onderbrekingen

Onder dit risico valt de aswolk van vorige week. Onderbrekingen kunnen ontstaan in geval van natuurrampen, stakingenof bijvoorbeeld brand. Deze gevallen kunnen wederom resulteren in leveranciers die niet kunnen leveren, fabrieken die tijdelijk moeten sluiten. Ook hier kunnen de risico’s weer worden ingedekt door meerdere sourcing opties te hebben of meer voorraad aan te leggen. Onderbrekingen zijn natuurlijk lastig te voorspellen en zullen niet maandelijks of jaarlijks voorkomen. Daarom moet goed worden gekeken naar de kasn dat een gebeurtenis als deze kan plaatsvinden en wat de kosten dan zijn.

Deze lijst met risico’s is zeker niet compleet. Tegenwoordig zijn er ook vele bedrijven die juist hun winst of verlies maken door valutaschommelingen en inkoopprijsschommelingen. Daarnaast moeten ook de risico’s van bijvoorbeeld falende IT-systemen niet worden onderschat.