Communiceren over doelstellingen? Niet doen!

Schuif alle conventionele managementtheorieën over communicatie als middel voor betrokkenheid, commitment en draagvlak aan de kant. Wat blijkt: hoe meer u over uw doelen communiceert, hoe kleiner de kans dat uw doelstellingen gerealiseerd worden. Nu dat plan 2011 steeds dichterbij komt, leek het ons goed u deze boodschap mee te geven.

Minder communiceren over uw doelstellingen klinkt paradoxaal: is het niet zo dat communicatie over doelstellingen en het creëren van betrokkenheid, draagvlak en commitment juíst uw primaire activiteiten zijn?

De gegeven paradox wordt toegelicht in een video van Derek Sivers op de website <http://www.ted.com/>. De boodschap: wanneer u uw doelen deelt met anderen, wordt u door uw brein voor de gek gehouden. Dit komt door uw brein de activiteit ‘communicatie’ ziet als een actieve stap om dichter bij uw doel te komen, waardoor u sneller het gevoel krijgt ´goed bezig´ te zijn, terwijl u concreet nog geen stap verder bent.
Hoe komt men tot deze conclusie?

• Uw brein ziet de activiteit ´communicatie´ als een handeling om uw doelstelling te bereiken. Hierdoor ontstaat er een substitutie in uw brein; u krijgt het idee reeds veel werk verzet te hebben (communiceren), terwijl u feitelijk nog geen stap verder bent gekomen, anders dan er over te praten. Toch heeft u reeds een goed gevoel over uw nieuwe voornemen, maar eigenlijk nog geen resultaat.
• Reacties op de communicatie uit uw omgeving geeft het brein reeds het gevoel ´iets´ bereikt te hebben, namelijk reactie of interactie met mede- en tegenstanders. Feitelijk moet u nog beginnen aan het realiseren van uw doelstelling. Toch geeft uw brein u het gevoel al wat bereikt te hebben.
• Feedback uit uw omgeving creëert een fictieve sociale realiteit; na uw communicatie gaat uw omgeving er vanuit dat u hard bezig bent uw doelstelling te realiseren; uw omgeving neemt uw doelstelling al voor realiteit aan. Dit terwijl op het moment van communiceren uw doelstelling nog een voornemen is en nog geen realiteit.

Aangezien communicatie over uw doelstellingen in elke organisatie fundamenteel is voor begrip, commitment en draagvlak, zal er dus toch gecommuniceerd moeten worden. Hiervoor geven wij u graag drie aanbevelingen:

1. Weersta de neiging om te communiceren over uw doelstellingen, voordat u de acties die nodig zijn om uw doelstelling te bereiken expliciet gemaakt heeft in een actieplan met milestones, deliverables en eigenaren voor de belangrijkste acties;
2. Stel uw behoefte om sociale erkenning te ontvangen voor uw doelstelling uit, totdat u concrete, meetbare resultaten beschikbaar hebt;
3. Begrijp dat u, maar ook uw organisatie, het communiceren over doelstellingen kan verwarren met het effectief uitvoeren van acties en het realiseren van resultaat. Dus blijven zaken als opvolging en continue motivatie van uw medewerkers belangrijk.

Mocht u op het punt komen dat u uw concrete actieplan gaat communiceren, neem dan de volgende punten mee:

1. Maak zichtbaar wat het oplevert als er actie ondernomen wordt (What’s in it for me?)
2. Formuleer doelstellingen en activiteiten op een positieve manier (Can do!)
3. Communiceer in de actieve vorm; acties, activiteiten en deadlines (Let’s do it! Now!)
4. Ben zo specifiek mogelijk (SMART!)

De video vindt u hier: www.ted.com/talks/derek_sivers_keep_your_goals_to_yourself.html

Succes met communiceren!